Privacy Policy

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Informazioni Importanti

Questa informativa sulla privacy descrive come cluBase raccoglie, utilizza e protegge i tuoi dati personali in conformità al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) e alla normativa italiana sulla privacy.

Ultimo aggiornamento: 26 agosto 2026

Indice

1. Titolare del Trattamento e Ruoli

Il servizio cluBase.it (di seguito "cluBase", "noi") è gestito da Cristiano Servi.

Dati del Titolare:

Due ruoli diversi, a seconda dei dati

cluBase tratta due insiemi di dati che seguono regole diverse. Capire quale ti riguarda ti dice a chi rivolgerti.

Siamo Titolari

Per i dati di chi apre un account cluBase: nome, email, telefono facoltativo, dati di attivazione e fatturazione, e per i dati di navigazione del sito clubase.it. Su questi decidiamo noi finalità e tempi di conservazione, e rispondiamo noi.

Siamo Responsabili (art. 28 GDPR)

Per i dati che ogni associazione inserisce nella propria area: anagrafiche di soci e atleti, certificati medici, pagamenti, documenti, contenuti del sito del club. Di questi è Titolare l'associazione sportiva: noi li trattiamo solo per suo conto e su sue istruzioni, mai per finalità nostre.

In pratica: se sei un socio, un atleta o un genitore, il riferimento per i tuoi dati è l'associazione presso cui sei tesserato, che ti fornisce la propria informativa ed è l'interlocutore per i tuoi diritti. cluBase non decide perché né per quanto tempo quei dati vengono conservati, e non li usa per scopi propri.

Contatto per la privacy

Per qualsiasi questione relativa alla protezione dei dati puoi scrivere a [email protected].

2. Dati Personali Raccolti

Raccogliamo diverse tipologie di dati personali a seconda del servizio utilizzato:

Per chi crea un account cluBase

Dati di Registrazione:

  • • Nome e cognome (obbligatorio)
  • • Indirizzo email (obbligatorio)
  • • Numero di telefono (facoltativo)
  • • Nome dell'associazione e indirizzo web scelto
  • • Indirizzo IP e data della richiesta

Perché li raccogliamo:

Nome ed email servono a creare l'account e a inviarti il link di verifica: senza di essi non possiamo attivare il servizio. Il numero di telefono è facoltativo e lo usiamo solo per assistenza, ad esempio per aiutarti a completare l'attivazione se rimane in sospeso. Non compilarlo non limita in alcun modo l'uso del servizio, e puoi chiederne la cancellazione in qualsiasi momento scrivendo a [email protected].

Dati inseriti dalle Associazioni Sportive

Di questi dati non siamo Titolari. Li ospitiamo e li elaboriamo per conto dell'associazione che li inserisce, in qualità di Responsabile del trattamento, e solo per erogarle il servizio. Titolare è l'associazione, che stabilisce finalità, base giuridica e tempi di conservazione e alla quale vanno rivolte le richieste sui propri dati.

Dati Anagrafici Atleti:

  • • Nome e cognome
  • • Data e luogo di nascita
  • • Codice fiscale
  • • Indirizzo di residenza
  • • Numero di telefono
  • • Indirizzo email
  • • Categoria sportiva

Dati Sanitari (se necessari):

  • • Certificati medici
  • • Visite mediche sportive
  • • Allergie o patologie rilevanti
  • • Contatti di emergenza

Per i Visitatori del Sito Web

Dati di Navigazione:

  • • Indirizzo IP
  • • Tipo di browser e dispositivo
  • • Pagine visitate
  • • Tempo di permanenza
  • • Origine del traffico

Dati di Contatto (volontari):

  • • Nome e cognome
  • • Indirizzo email
  • • Numero di telefono
  • • Messaggio di richiesta

3. Finalità del Trattamento

Trattiamo i tuoi dati personali per le seguenti finalità:

A) Gestione Servizi per Associazioni

  • • Anagrafica soci e atleti
  • • Gestione iscrizioni e rinnovi
  • • Comunicazioni relative all'attività sportiva
  • • Gestione eventi e competizioni
  • • Archiviazione documenti e certificati

B) Funzionamento Sito Web

  • • Fornitura servizi web richiesti
  • • Creazione dell'account e invio del link di verifica
  • • Assistenza sull'attivazione, anche telefonica se hai lasciato un recapito
  • • Risposta a richieste di informazioni
  • • Miglioramento esperienza utente
  • • Sicurezza e prevenzione frodi

C) Analisi e Miglioramento

  • • Analisi statistiche anonime
  • • Miglioramento servizi offerti
  • • Sviluppo nuove funzionalità
  • • Ottimizzazione performance

4. Base Giuridica del Trattamento

Il trattamento dei tuoi dati si basa sulle seguenti basi giuridiche previste dal GDPR:

Le basi giuridiche elencate qui sotto riguardano i trattamenti di cui siamo Titolari. Per i dati che le associazioni inseriscono nella piattaforma la base giuridica la individua l'associazione stessa nella propria informativa: noi li trattiamo in esecuzione del contratto di servizio con lei e delle sue istruzioni.

Esecuzione di un Contratto (Art. 6.1.b GDPR)

Per fornire i servizi di gestione associazioni richiesti

Consenso (Art. 6.1.a GDPR)

Per cookie analitici, marketing e comunicazioni promozionali

Interesse Legittimo (Art. 6.1.f GDPR)

Per sicurezza, analisi anonime e miglioramento servizi

Obbligo di Legge (Art. 6.1.c GDPR)

Per adempimenti fiscali, contabili e normativi

5. Conservazione dei Dati

Conserviamo i tuoi dati solo per il tempo necessario alle finalità per cui sono stati raccolti:

📋 Dati inseriti dalle Associazioni (siamo Responsabili)

Li conserva chi li possiede. I tempi di conservazione di anagrafiche, certificati, pagamenti e documenti li stabilisce l'associazione titolare, non noi: finché il suo account è attivo, li custodiamo per suo conto senza cancellarli di iniziativa.

Alla chiusura dell'account parte un periodo di grazia di 30 giorni, durante il quale l'associazione può ripensarci ed esportare ciò che le serve. Trascorso quel termine, documenti e file vengono cancellati in modo definitivo dai nostri sistemi e dallo spazio di archiviazione, senza copie residue oltre i backup tecnici, che ruotano e si sovrascrivono.

🌐 Dati di Navigazione

26 mesi per cookie analitici, 13 mesi per cookie tecnici

✉️ Registrazioni non completate

12 mesi dalla richiesta: se non confermi l'email e non attivi l'associazione, nome, email ed eventuale numero di telefono vengono cancellati.

📧 Richieste di Contatto

2 anni dalla risposta o fino alla revoca del consenso

👤 Account cluBase

Per tutta la durata dell'abbonamento e 12 mesi dalla sua cessazione, salvo i dati di fatturazione, che restano per il tempo imposto dagli obblighi fiscali.

6. Condivisione dei Dati

I tuoi dati personali possono essere comunicati ai seguenti soggetti:

Responsabili del Trattamento

  • Appwrite Inc. - Servizi di database e hosting
  • Cloudflare Inc. - CDN, archiviazione file e sicurezza web
  • Brevo (Sendinblue SAS) - Invio delle email di servizio
  • Creem - Gestione dei pagamenti in qualità di Merchant of Record
  • Google Ireland Ltd. - Servizi di analisi (solo con consenso)

Dove sono conservati i dati

I dati della tua associazione sono conservati su infrastrutture situate nell'Unione Europea: database e documenti risiedono su server europei (Appwrite, region di Francoforte) e la distribuzione dei contenuti avviene tramite data center europei di Cloudflare. Per l'erogazione del servizio non trasferiamo i tuoi dati fuori dallo Spazio Economico Europeo.

Fanno eccezione i soli servizi di analisi statistica di Google, che attiviamo unicamente previo tuo consenso e che possono comportare un trasferimento verso gli Stati Uniti nell'ambito del EU-U.S. Data Privacy Framework. Se non presti il consenso ai cookie analitici, nessun dato lascia l'Unione Europea.

Autorità Competenti

Solo quando richiesto dalla legge: Autorità fiscali, giudiziarie, CONI, Federazioni Sportive

Cosa NON Facciamo

Non vendiamo mai i tuoi dati a terze parti per scopi commerciali

7. I Tuoi Diritti

Ai sensi del GDPR hai i seguenti diritti sui tuoi dati personali:

Diritto di Accesso

Ottenere copia dei dati che ti riguardano

Diritto di Rettifica

Correggere dati inesatti o incompleti

Diritto di Cancellazione

Richiedere la cancellazione dei tuoi dati

Diritto di Limitazione

Limitare il trattamento in casi specifici

Diritto di Portabilità

Ricevere i dati in formato strutturato

Diritto di Opposizione

Opporti al trattamento per motivi legittimi

Come Esercitare i Tuoi Diritti

Scrivi a [email protected] indicando il diritto che vuoi esercitare e allegando copia di un documento di identità. Risponderemo entro 30 giorni.

9. Sicurezza dei Dati

Adottiamo misure tecniche e organizzative appropriate per proteggere i tuoi dati personali:

Misure Tecniche:

  • Crittografia SSL/TLS
  • Database sicuri e aggiornati
  • Firewall e protezione DDoS
  • Accesso tramite link monouso a scadenza
  • Backup automatici

Misure Organizzative:

  • Formazione del personale
  • Procedure di sicurezza
  • Monitoraggio accessi
  • Accordi di riservatezza
  • Piani di risposta agli incidenti

10. Dati dei Minori

cluBase presta particolare attenzione alla protezione dei dati dei minori:

Consenso dei Genitori

Per minori di 16 anni è sempre richiesto il consenso esplicito di almeno un genitore o di chi esercita la responsabilità genitoriale, fornito tramite documentazione scritta.

Misure Speciali per i Minori:

  • Verifica dell'età durante la registrazione
  • Consenso documentato dei genitori/tutori
  • Limitazione della raccolta dati al minimo necessario
  • Maggiore sicurezza nell'archiviazione
  • Diritto di revoca esercitabile dai genitori

11. Modifiche alla Privacy Policy

Ci riserviamo il diritto di modificare questa Privacy Policy per:

  • Adeguamento a nuove normative
  • Miglioramento dei servizi offerti
  • Chiarimenti o correzioni
  • Evoluzione tecnologica

Notifica delle Modifiche

Le modifiche sostanziali verranno comunicate tramite banner sul sito e email agli utenti registrati almeno 30 giorni prima dell'entrata in vigore.

12. Contatti

Per qualsiasi domanda o richiesta relativa a questa Privacy Policy:

Privacy e Protezione Dati

Titolare: Cristiano Servi

Email: [email protected]

Supporto Generale

Reclami all'Autorità di Controllo

Hai il diritto di presentare reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali se ritieni che il trattamento dei tuoi dati violi il GDPR:

Garante Privacy: www.gpdp.it

Email: [email protected]

Questa Privacy Policy è effettiva dal 12 gennaio 2026, da ultimo aggiornata il 26 agosto 2026, ed è stata redatta in conformità al Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e al D.Lgs. 196/2003.

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